安排會議時必備的關鍵表達

洞察報告

Two women wrapping up a meeting in a conference room

安排會議時必備的關鍵表達

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洞察報告
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在職場上,高效且清楚的溝通是非常重要的。在各種交流方式中,尤其是請求會議、調整會議時間以及日期更改等,都需要付出相當的精力。如果涉及到多人協作,還有許多細節需要注意。

今天,我們準備了可以馬上使用的實用表達方式,這些表達不僅有助於提升工作效率,還能讓你在同事心中留下更加分的印象,記得仔細閱讀喔!

在職場上,高效且清楚的溝通是非常重要的。在各種交流方式中,尤其是請求會議、調整會議時間以及日期更改等,都需要付出相當的精力。如果涉及到多人協作,還有許多細節需要注意。

今天,我們準備了可以馬上使用的實用表達方式,這些表達不僅有助於提升工作效率,還能讓你在同事心中留下更加分的印象,記得仔細閱讀喔!

1. 安排會議時間

1. 安排會議時間

「安排會議」用英文可以用 ”schedule a meeting” 或 “set up a meeting”。在安排會議時,最好先提出具體的日期和時間,然後再進一步討論。接下來,我們將學習從較廣泛的表達方式到具體時間的安排方式。

1) Could you let me know your availability for ~ ? (能告訴我~中有空的時間嗎?)

這是較為禮貌的表達方式。空格中可以填入「下個月(the next month)」、「下週(the upcoming week)」或「接下來幾天(the next few days)」等來加以使用。如果是需要回答這個問題的情況,可以使用"I'm available on~ (我在~有空)"來回應。

  • A: Let's schedule our next meeting. Could you let me know your availability for the upcoming week? (我們來安排下一次會議吧,能告訴我您下週有空的時間嗎?)

  • B: Sure. I'm available on Monday at 10AM or Wednesday 2PM. (當然,我在週一上午10點或週三下午2點有空。)

2) Could we meet on [星期幾] at [時間]? (我們可以在[星期幾] [幾點]見面嗎?)

如果想先提出一個特定的日期和時間,可以使用這個表達方式。在"on"後面加上星期幾,"at"後面加上時間。

  • Could we meet on Monday at 2PM? (我們可以在星期一下午2點見面嗎?)

3) How about we meet on [星期幾] at [時間]? (我們[星期幾][幾點]見面怎麼樣?)

這比之前的兩種表達方式稍微更隨意一些,適用於比較輕鬆的場合。如果想加上會議的目的,可以在句子最後加上"to + 動詞"的形式來表達。

  • How about we meet on Friday at 11AM to discuss the project? (我們星期五上午11點見面討論一下項目怎麼樣?)

4) Is [星期幾] at [時間] convenient for you? ([星期幾][幾點]您方便嗎?)

如果想直接詢問某個時間是否方便,可以使用這種表達方式。這句話既不會太正式,也不會太隨意,適合廣泛使用。

  • Is Tuesday at 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?

💡 在英文中,時間前面加上 "at" 這個介係詞是文法規則,不過在日常會話中通常會省略。我們可以簡單地說:"Is Tuesday 2PM convenient for you?" 就足夠了!

「安排會議」用英文可以用 ”schedule a meeting” 或 “set up a meeting”。在安排會議時,最好先提出具體的日期和時間,然後再進一步討論。接下來,我們將學習從較廣泛的表達方式到具體時間的安排方式。

1) Could you let me know your availability for ~ ? (能告訴我~中有空的時間嗎?)

這是較為禮貌的表達方式。空格中可以填入「下個月(the next month)」、「下週(the upcoming week)」或「接下來幾天(the next few days)」等來加以使用。如果是需要回答這個問題的情況,可以使用"I'm available on~ (我在~有空)"來回應。

  • A: Let's schedule our next meeting. Could you let me know your availability for the upcoming week? (我們來安排下一次會議吧,能告訴我您下週有空的時間嗎?)

  • B: Sure. I'm available on Monday at 10AM or Wednesday 2PM. (當然,我在週一上午10點或週三下午2點有空。)

2) Could we meet on [星期幾] at [時間]? (我們可以在[星期幾] [幾點]見面嗎?)

如果想先提出一個特定的日期和時間,可以使用這個表達方式。在"on"後面加上星期幾,"at"後面加上時間。

  • Could we meet on Monday at 2PM? (我們可以在星期一下午2點見面嗎?)

3) How about we meet on [星期幾] at [時間]? (我們[星期幾][幾點]見面怎麼樣?)

這比之前的兩種表達方式稍微更隨意一些,適用於比較輕鬆的場合。如果想加上會議的目的,可以在句子最後加上"to + 動詞"的形式來表達。

  • How about we meet on Friday at 11AM to discuss the project? (我們星期五上午11點見面討論一下項目怎麼樣?)

4) Is [星期幾] at [時間] convenient for you? ([星期幾][幾點]您方便嗎?)

如果想直接詢問某個時間是否方便,可以使用這種表達方式。這句話既不會太正式,也不會太隨意,適合廣泛使用。

  • Is Tuesday at 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?

💡 在英文中,時間前面加上 "at" 這個介係詞是文法規則,不過在日常會話中通常會省略。我們可以簡單地說:"Is Tuesday 2PM convenient for you?" 就足夠了!

2. 協調時間安排

2. 協調時間安排

如果不是我們主動安排會議的話,需要清楚告訴對方自己可以或不可以的時間。工作中,可能會遇到需要更改會議預定時間的情況,這時可以使用以下表達方式。

2-1. 告知可行/不可行的時間

1) That works for me. (那個時間我有空。)

這是最基本的表達方式,當對方提出的時間沒問題時,可以使用這句話。否定句則是 "That doesn't work for me"。

  • A: Is Tuesday 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?)

  • B: Yes, that works for me. (方便,那個時間我沒問題。)

2) I can work around your schedule. (我可以配合您的時間來安排。)

當我們可以靈活調整自己的時間時,可以用這句話表示「我可以配合您的時間」。

  • A: For next week, afternoons would be better for me. (下週我下午的時間比較方便。)

  • B: No problem at all. I can work around your schedule. How about we meet on Tuesday afternoon? (沒問題,我可以配合您的時間。週二下午見面怎麼樣呢?)

3) I'm sorry, but I won't be available at [時間] on [日期]. (抱歉,我在[日期]的[時間]不太方便。)

當對方提議的時間我不太方便時,可以使用這句話。說完後,記得提出替代時間,這樣會讓溝通更加順利!

  • A: Can we meet on Friday 3PM to set up the timeline? (我們可以在星期五下午3點見面,來確定時間表嗎?)

  • B: I'm sorry, but I won't be available at 3PM on Friday. How about 5PM instead? (抱歉,星期五3點我不太方便,5點怎麼樣?)

2-2. 請求更改時間

到目前為止我們已經學了如何安排會議時間,但有時候,突發狀況讓我們必須更改時間。這時也不需要慌張,接下來的表達方式將幫助我們輕鬆應對這種情況。

1) Could we reschedule our meeting to [日期]? (我們可以把會議改到[日期]嗎?)

這是使用動詞 "reschedule (重新安排)”來表示「更改會議時間」的表達方式。如果只是想詢問是否可以更改時間,可以簡單地說 "Could we reschedule our meeting?" 如果想要要求更改日期,記得附上原因並請求對方的理解。

  • Hey, something unexpected has come up on Monday. Could we reschedule our meeting to Wednesday 3PM? (嘿,我們週一有一點突發狀況,方便將會議改到週三下午3點嗎?)

2) Can we move up the meeting to [時間]? (我們可以把會議提前到[時間]嗎?)

時間更改可以分為提前和延後。 英文中有許多表達方式,其中代表「提前行程」的常用片語是 "move up"。 雖然不如move up常用,但也可以使用 "move forward" 或 "bring up" 等片語來表達。

在 "to" 後面可以加上早上10點(10AM)、下午1點(1PM)等時間。如果需要額外告知星期幾,可以在句子末尾加上 "on + 星期"。

  • Can we move up the meeting to 10 AM on Tuesday? (我們可以把會議提前到星期二上午10點嗎?) 

3) I was wondering if we could move back the meeting by half an hour. (我想知道我們能不能把會議延後半小時?)

"move back" 或 "push back" 可以用來表示「延後行程」。而 "I was wondering if ~" 是一種禮貌的表達方式,表示「我想知道是否可以~」,這在對話中是非常常見的用法。最後,"by half an hour" 的部分可以替換為 "to 3PM" 等時間形式使用。

  • I was wondering if we could move back the meeting to 5PM. (我想知道我們能否把會議延後到下午5點?)

如果不是我們主動安排會議的話,需要清楚告訴對方自己可以或不可以的時間。工作中,可能會遇到需要更改會議預定時間的情況,這時可以使用以下表達方式。

2-1. 告知可行/不可行的時間

1) That works for me. (那個時間我有空。)

這是最基本的表達方式,當對方提出的時間沒問題時,可以使用這句話。否定句則是 "That doesn't work for me"。

  • A: Is Tuesday 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?)

  • B: Yes, that works for me. (方便,那個時間我沒問題。)

2) I can work around your schedule. (我可以配合您的時間來安排。)

當我們可以靈活調整自己的時間時,可以用這句話表示「我可以配合您的時間」。

  • A: For next week, afternoons would be better for me. (下週我下午的時間比較方便。)

  • B: No problem at all. I can work around your schedule. How about we meet on Tuesday afternoon? (沒問題,我可以配合您的時間。週二下午見面怎麼樣呢?)

3) I'm sorry, but I won't be available at [時間] on [日期]. (抱歉,我在[日期]的[時間]不太方便。)

當對方提議的時間我不太方便時,可以使用這句話。說完後,記得提出替代時間,這樣會讓溝通更加順利!

  • A: Can we meet on Friday 3PM to set up the timeline? (我們可以在星期五下午3點見面,來確定時間表嗎?)

  • B: I'm sorry, but I won't be available at 3PM on Friday. How about 5PM instead? (抱歉,星期五3點我不太方便,5點怎麼樣?)

2-2. 請求更改時間

到目前為止我們已經學了如何安排會議時間,但有時候,突發狀況讓我們必須更改時間。這時也不需要慌張,接下來的表達方式將幫助我們輕鬆應對這種情況。

1) Could we reschedule our meeting to [日期]? (我們可以把會議改到[日期]嗎?)

這是使用動詞 "reschedule (重新安排)”來表示「更改會議時間」的表達方式。如果只是想詢問是否可以更改時間,可以簡單地說 "Could we reschedule our meeting?" 如果想要要求更改日期,記得附上原因並請求對方的理解。

  • Hey, something unexpected has come up on Monday. Could we reschedule our meeting to Wednesday 3PM? (嘿,我們週一有一點突發狀況,方便將會議改到週三下午3點嗎?)

2) Can we move up the meeting to [時間]? (我們可以把會議提前到[時間]嗎?)

時間更改可以分為提前和延後。 英文中有許多表達方式,其中代表「提前行程」的常用片語是 "move up"。 雖然不如move up常用,但也可以使用 "move forward" 或 "bring up" 等片語來表達。

在 "to" 後面可以加上早上10點(10AM)、下午1點(1PM)等時間。如果需要額外告知星期幾,可以在句子末尾加上 "on + 星期"。

  • Can we move up the meeting to 10 AM on Tuesday? (我們可以把會議提前到星期二上午10點嗎?) 

3) I was wondering if we could move back the meeting by half an hour. (我想知道我們能不能把會議延後半小時?)

"move back" 或 "push back" 可以用來表示「延後行程」。而 "I was wondering if ~" 是一種禮貌的表達方式,表示「我想知道是否可以~」,這在對話中是非常常見的用法。最後,"by half an hour" 的部分可以替換為 "to 3PM" 等時間形式使用。

  • I was wondering if we could move back the meeting to 5PM. (我想知道我們能否把會議延後到下午5點?)

3. 確認最終會議時間

3. 確認最終會議時間

最後,當會議時間確定後,接下來就是通知最終的會議時間。雖然可以簡單口頭告知,但如果能再提醒參與者一次,讓大家記得會議時間會更好。以下是兩個可以使用的實用表達方式。

1) Please mark your calendars accordingly. (請記得在日曆上標註時間。)

當說完像是 "Alright, our next meeting will be next Tuesday at 10AM. (好,下一次會議定在下週二上午10點。)" 之後,可以接著這句話提醒參與者標註在自己的日曆上,避免遺漏。 

2) I'll send you an invite shortly. (我會馬上發送邀請給你們。)

現在我們可以透過像Google日曆等工具提前發送會議邀請給參與者。這句話可以用來通知對方將會收到邀請,如果是線上會議,也可以說明會發送會議連結。就像 "Okay, we will meet again next Tuesday at 10AM. (好的,我們將於下週二上午10點再次見面。)" 之後加上這句話,可以讓對方感受到你是個善於管理時間的人。


今天,我們學習了在職場中安排會議時間時可使用的表達方式。在需要使用英文的工作環境中,遇到說不出話來的情況時,會強烈感受到學習英文口說的必要。提升口說能力的基本就是持續的練習與學習,現在就到🔗AI英文會話應用程式Plang開始練習英文口說吧!

最後,當會議時間確定後,接下來就是通知最終的會議時間。雖然可以簡單口頭告知,但如果能再提醒參與者一次,讓大家記得會議時間會更好。以下是兩個可以使用的實用表達方式。

1) Please mark your calendars accordingly. (請記得在日曆上標註時間。)

當說完像是 "Alright, our next meeting will be next Tuesday at 10AM. (好,下一次會議定在下週二上午10點。)" 之後,可以接著這句話提醒參與者標註在自己的日曆上,避免遺漏。 

2) I'll send you an invite shortly. (我會馬上發送邀請給你們。)

現在我們可以透過像Google日曆等工具提前發送會議邀請給參與者。這句話可以用來通知對方將會收到邀請,如果是線上會議,也可以說明會發送會議連結。就像 "Okay, we will meet again next Tuesday at 10AM. (好的,我們將於下週二上午10點再次見面。)" 之後加上這句話,可以讓對方感受到你是個善於管理時間的人。


今天,我們學習了在職場中安排會議時間時可使用的表達方式。在需要使用英文的工作環境中,遇到說不出話來的情況時,會強烈感受到學習英文口說的必要。提升口說能力的基本就是持續的練習與學習,現在就到🔗AI英文會話應用程式Plang開始練習英文口說吧!

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歡迎分享給對英文學習有興趣的朋友喔 :)

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