安排會議時必備的關鍵表達
洞察報告

安排會議時必備的關鍵表達
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在職場上,高效且清楚的溝通是非常重要的。在各種交流方式中,尤其是請求會議、調整會議時間以及日期更改等,都需要付出相當的精力。如果涉及到多人協作,還有許多細節需要注意。
今天,我們準備了可以馬上使用的實用表達方式,這些表達不僅有助於提升工作效率,還能讓你在同事心中留下更加分的印象,記得仔細閱讀喔!
在職場上,高效且清楚的溝通是非常重要的。在各種交流方式中,尤其是請求會議、調整會議時間以及日期更改等,都需要付出相當的精力。如果涉及到多人協作,還有許多細節需要注意。
今天,我們準備了可以馬上使用的實用表達方式,這些表達不僅有助於提升工作效率,還能讓你在同事心中留下更加分的印象,記得仔細閱讀喔!
1. 安排會議時間
1. 安排會議時間
「安排會議」用英文可以用 ”schedule a meeting” 或 “set up a meeting”。在安排會議時,最好先提出具體的日期和時間,然後再進一步討論。接下來,我們將學習從較廣泛的表達方式到具體時間的安排方式。
1) Could you let me know your availability for ~ ? (能告訴我~中有空的時間嗎?)
這是較為禮貌的表達方式。空格中可以填入「下個月(the next month)」、「下週(the upcoming week)」或「接下來幾天(the next few days)」等來加以使用。如果是需要回答這個問題的情況,可以使用"I'm available on~ (我在~有空)"來回應。
A: Let's schedule our next meeting. Could you let me know your availability for the upcoming week? (我們來安排下一次會議吧,能告訴我您下週有空的時間嗎?)
B: Sure. I'm available on Monday at 10AM or Wednesday 2PM. (當然,我在週一上午10點或週三下午2點有空。)
2) Could we meet on [星期幾] at [時間]? (我們可以在[星期幾] [幾點]見面嗎?)
如果想先提出一個特定的日期和時間,可以使用這個表達方式。在"on"後面加上星期幾,"at"後面加上時間。
Could we meet on Monday at 2PM? (我們可以在星期一下午2點見面嗎?)
3) How about we meet on [星期幾] at [時間]? (我們[星期幾][幾點]見面怎麼樣?)
這比之前的兩種表達方式稍微更隨意一些,適用於比較輕鬆的場合。如果想加上會議的目的,可以在句子最後加上"to + 動詞"的形式來表達。
How about we meet on Friday at 11AM to discuss the project? (我們星期五上午11點見面討論一下項目怎麼樣?)
4) Is [星期幾] at [時間] convenient for you? ([星期幾][幾點]您方便嗎?)
如果想直接詢問某個時間是否方便,可以使用這種表達方式。這句話既不會太正式,也不會太隨意,適合廣泛使用。
Is Tuesday at 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?
💡 在英文中,時間前面加上 "at" 這個介係詞是文法規則,不過在日常會話中通常會省略。我們可以簡單地說:"Is Tuesday 2PM convenient for you?" 就足夠了!
「安排會議」用英文可以用 ”schedule a meeting” 或 “set up a meeting”。在安排會議時,最好先提出具體的日期和時間,然後再進一步討論。接下來,我們將學習從較廣泛的表達方式到具體時間的安排方式。
1) Could you let me know your availability for ~ ? (能告訴我~中有空的時間嗎?)
這是較為禮貌的表達方式。空格中可以填入「下個月(the next month)」、「下週(the upcoming week)」或「接下來幾天(the next few days)」等來加以使用。如果是需要回答這個問題的情況,可以使用"I'm available on~ (我在~有空)"來回應。
A: Let's schedule our next meeting. Could you let me know your availability for the upcoming week? (我們來安排下一次會議吧,能告訴我您下週有空的時間嗎?)
B: Sure. I'm available on Monday at 10AM or Wednesday 2PM. (當然,我在週一上午10點或週三下午2點有空。)
2) Could we meet on [星期幾] at [時間]? (我們可以在[星期幾] [幾點]見面嗎?)
如果想先提出一個特定的日期和時間,可以使用這個表達方式。在"on"後面加上星期幾,"at"後面加上時間。
Could we meet on Monday at 2PM? (我們可以在星期一下午2點見面嗎?)
3) How about we meet on [星期幾] at [時間]? (我們[星期幾][幾點]見面怎麼樣?)
這比之前的兩種表達方式稍微更隨意一些,適用於比較輕鬆的場合。如果想加上會議的目的,可以在句子最後加上"to + 動詞"的形式來表達。
How about we meet on Friday at 11AM to discuss the project? (我們星期五上午11點見面討論一下項目怎麼樣?)
4) Is [星期幾] at [時間] convenient for you? ([星期幾][幾點]您方便嗎?)
如果想直接詢問某個時間是否方便,可以使用這種表達方式。這句話既不會太正式,也不會太隨意,適合廣泛使用。
Is Tuesday at 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?
💡 在英文中,時間前面加上 "at" 這個介係詞是文法規則,不過在日常會話中通常會省略。我們可以簡單地說:"Is Tuesday 2PM convenient for you?" 就足夠了!
2. 協調時間安排
2. 協調時間安排
如果不是我們主動安排會議的話,需要清楚告訴對方自己可以或不可以的時間。工作中,可能會遇到需要更改會議預定時間的情況,這時可以使用以下表達方式。
2-1. 告知可行/不可行的時間
1) That works for me. (那個時間我有空。)
這是最基本的表達方式,當對方提出的時間沒問題時,可以使用這句話。否定句則是 "That doesn't work for me"。
A: Is Tuesday 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?)
B: Yes, that works for me. (方便,那個時間我沒問題。)
2) I can work around your schedule. (我可以配合您的時間來安排。)
當我們可以靈活調整自己的時間時,可以用這句話表示「我可以配合您的時間」。
A: For next week, afternoons would be better for me. (下週我下午的時間比較方便。)
B: No problem at all. I can work around your schedule. How about we meet on Tuesday afternoon? (沒問題,我可以配合您的時間。週二下午見面怎麼樣呢?)
3) I'm sorry, but I won't be available at [時間] on [日期]. (抱歉,我在[日期]的[時間]不太方便。)
當對方提議的時間我不太方便時,可以使用這句話。說完後,記得提出替代時間,這樣會讓溝通更加順利!
A: Can we meet on Friday 3PM to set up the timeline? (我們可以在星期五下午3點見面,來確定時間表嗎?)
B: I'm sorry, but I won't be available at 3PM on Friday. How about 5PM instead? (抱歉,星期五3點我不太方便,5點怎麼樣?)
2-2. 請求更改時間
到目前為止我們已經學了如何安排會議時間,但有時候,突發狀況讓我們必須更改時間。這時也不需要慌張,接下來的表達方式將幫助我們輕鬆應對這種情況。
1) Could we reschedule our meeting to [日期]? (我們可以把會議改到[日期]嗎?)
這是使用動詞 "reschedule (重新安排)”來表示「更改會議時間」的表達方式。如果只是想詢問是否可以更改時間,可以簡單地說 "Could we reschedule our meeting?" 如果想要要求更改日期,記得附上原因並請求對方的理解。
Hey, something unexpected has come up on Monday. Could we reschedule our meeting to Wednesday 3PM? (嘿,我們週一有一點突發狀況,方便將會議改到週三下午3點嗎?)
2) Can we move up the meeting to [時間]? (我們可以把會議提前到[時間]嗎?)
時間更改可以分為提前和延後。 英文中有許多表達方式,其中代表「提前行程」的常用片語是 "move up"。 雖然不如move up常用,但也可以使用 "move forward" 或 "bring up" 等片語來表達。
在 "to" 後面可以加上早上10點(10AM)、下午1點(1PM)等時間。如果需要額外告知星期幾,可以在句子末尾加上 "on + 星期"。
Can we move up the meeting to 10 AM on Tuesday? (我們可以把會議提前到星期二上午10點嗎?)
3) I was wondering if we could move back the meeting by half an hour. (我想知道我們能不能把會議延後半小時?)
"move back" 或 "push back" 可以用來表示「延後行程」。而 "I was wondering if ~" 是一種禮貌的表達方式,表示「我想知道是否可以~」,這在對話中是非常常見的用法。最後,"by half an hour" 的部分可以替換為 "to 3PM" 等時間形式使用。
I was wondering if we could move back the meeting to 5PM. (我想知道我們能否把會議延後到下午5點?)
如果不是我們主動安排會議的話,需要清楚告訴對方自己可以或不可以的時間。工作中,可能會遇到需要更改會議預定時間的情況,這時可以使用以下表達方式。
2-1. 告知可行/不可行的時間
1) That works for me. (那個時間我有空。)
這是最基本的表達方式,當對方提出的時間沒問題時,可以使用這句話。否定句則是 "That doesn't work for me"。
A: Is Tuesday 2PM convenient for you? (星期二下午2點您方便嗎?)
B: Yes, that works for me. (方便,那個時間我沒問題。)
2) I can work around your schedule. (我可以配合您的時間來安排。)
當我們可以靈活調整自己的時間時,可以用這句話表示「我可以配合您的時間」。
A: For next week, afternoons would be better for me. (下週我下午的時間比較方便。)
B: No problem at all. I can work around your schedule. How about we meet on Tuesday afternoon? (沒問題,我可以配合您的時間。週二下午見面怎麼樣呢?)
3) I'm sorry, but I won't be available at [時間] on [日期]. (抱歉,我在[日期]的[時間]不太方便。)
當對方提議的時間我不太方便時,可以使用這句話。說完後,記得提出替代時間,這樣會讓溝通更加順利!
A: Can we meet on Friday 3PM to set up the timeline? (我們可以在星期五下午3點見面,來確定時間表嗎?)
B: I'm sorry, but I won't be available at 3PM on Friday. How about 5PM instead? (抱歉,星期五3點我不太方便,5點怎麼樣?)
2-2. 請求更改時間
到目前為止我們已經學了如何安排會議時間,但有時候,突發狀況讓我們必須更改時間。這時也不需要慌張,接下來的表達方式將幫助我們輕鬆應對這種情況。
1) Could we reschedule our meeting to [日期]? (我們可以把會議改到[日期]嗎?)
這是使用動詞 "reschedule (重新安排)”來表示「更改會議時間」的表達方式。如果只是想詢問是否可以更改時間,可以簡單地說 "Could we reschedule our meeting?" 如果想要要求更改日期,記得附上原因並請求對方的理解。
Hey, something unexpected has come up on Monday. Could we reschedule our meeting to Wednesday 3PM? (嘿,我們週一有一點突發狀況,方便將會議改到週三下午3點嗎?)
2) Can we move up the meeting to [時間]? (我們可以把會議提前到[時間]嗎?)
時間更改可以分為提前和延後。 英文中有許多表達方式,其中代表「提前行程」的常用片語是 "move up"。 雖然不如move up常用,但也可以使用 "move forward" 或 "bring up" 等片語來表達。
在 "to" 後面可以加上早上10點(10AM)、下午1點(1PM)等時間。如果需要額外告知星期幾,可以在句子末尾加上 "on + 星期"。
Can we move up the meeting to 10 AM on Tuesday? (我們可以把會議提前到星期二上午10點嗎?)
3) I was wondering if we could move back the meeting by half an hour. (我想知道我們能不能把會議延後半小時?)
"move back" 或 "push back" 可以用來表示「延後行程」。而 "I was wondering if ~" 是一種禮貌的表達方式,表示「我想知道是否可以~」,這在對話中是非常常見的用法。最後,"by half an hour" 的部分可以替換為 "to 3PM" 等時間形式使用。
I was wondering if we could move back the meeting to 5PM. (我想知道我們能否把會議延後到下午5點?)
3. 確認最終會議時間
3. 確認最終會議時間
最後,當會議時間確定後,接下來就是通知最終的會議時間。雖然可以簡單口頭告知,但如果能再提醒參與者一次,讓大家記得會議時間會更好。以下是兩個可以使用的實用表達方式。
1) Please mark your calendars accordingly. (請記得在日曆上標註時間。)
當說完像是 "Alright, our next meeting will be next Tuesday at 10AM. (好,下一次會議定在下週二上午10點。)" 之後,可以接著這句話提醒參與者標註在自己的日曆上,避免遺漏。
2) I'll send you an invite shortly. (我會馬上發送邀請給你們。)
現在我們可以透過像Google日曆等工具提前發送會議邀請給參與者。這句話可以用來通知對方將會收到邀請,如果是線上會議,也可以說明會發送會議連結。就像 "Okay, we will meet again next Tuesday at 10AM. (好的,我們將於下週二上午10點再次見面。)" 之後加上這句話,可以讓對方感受到你是個善於管理時間的人。
今天,我們學習了在職場中安排會議時間時可使用的表達方式。在需要使用英文的工作環境中,遇到說不出話來的情況時,會強烈感受到學習英文口說的必要。提升口說能力的基本就是持續的練習與學習,現在就到🔗AI英文會話應用程式Plang開始練習英文口說吧!
最後,當會議時間確定後,接下來就是通知最終的會議時間。雖然可以簡單口頭告知,但如果能再提醒參與者一次,讓大家記得會議時間會更好。以下是兩個可以使用的實用表達方式。
1) Please mark your calendars accordingly. (請記得在日曆上標註時間。)
當說完像是 "Alright, our next meeting will be next Tuesday at 10AM. (好,下一次會議定在下週二上午10點。)" 之後,可以接著這句話提醒參與者標註在自己的日曆上,避免遺漏。
2) I'll send you an invite shortly. (我會馬上發送邀請給你們。)
現在我們可以透過像Google日曆等工具提前發送會議邀請給參與者。這句話可以用來通知對方將會收到邀請,如果是線上會議,也可以說明會發送會議連結。就像 "Okay, we will meet again next Tuesday at 10AM. (好的,我們將於下週二上午10點再次見面。)" 之後加上這句話,可以讓對方感受到你是個善於管理時間的人。
今天,我們學習了在職場中安排會議時間時可使用的表達方式。在需要使用英文的工作環境中,遇到說不出話來的情況時,會強烈感受到學習英文口說的必要。提升口說能力的基本就是持續的練習與學習,現在就到🔗AI英文會話應用程式Plang開始練習英文口說吧!
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歡迎分享給對英文學習有興趣的朋友喔 :)
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